Interne Kommunikation als Schlüsselfaktor

Als Führungskraft eines kleinen oder mittelständischen Pflegeunternehmens managen Sie tagtäglich Unmengen verschiedenster Prozesse. Sie müssen an viele Sachen gleichzeitig denken und dürfen ja nichts übersehen. Was wäre, wenn Sie einfach all Ihre Tätigkeiten zentralisieren könnten? Ein Intranet bietet Ihnen genau das. Dabei werden nicht nur Sie entlastet, sondern vor allem auch Ihr Personal. Ebenso bietet Ihnen ein Intranet ganz neue Möglichkeiten im Recruiting.

Die vielen Vorteile eines Intranets

Die Koordination eines Teams ist oftmals eine organisatorische Mammutaufgabe. Dabei bietet die Digitalisierung auch hierfür Möglichkeiten, die eine erhebliche Vereinfachung des Kommunikationsprozesses darstellen und damit auf die Personalbindung sowie auch auf die Personalgewinnung einzahlen. Ein modernes Intranet kann beispielsweise die Form einer App oder alternativ auch einer Community annehmen, wie sie allgemein aus sozialen Netzwerken bekannt ist. Hier können sowohl Sie als Geschäftsführung sich mit Ihrem Personal vernetzen als auch Ihre Mitarbeitenden sich untereinander austauschen. Für alle Beteiligten ergeben sich dank eines zeitgemäßen Intranets zahlreiche Vorteile: 

• Als Arbeitgeber können Sie wichtige Informationen zentral bereitstellen. So kreieren Sie eine lückenlose Kommunikationskette, die auch wirklich alle Betreffenden einschließt. 

• Ein Intranet ermöglicht Ihnen Echtzeitkommunikation. In Sekundenschnelle können Sie auch im Notfall alle Mitarbeitenden erreichen und umgehend über Neuerungen informieren.

• Der oftmals enorme bürokratische Aufwand eines Unternehmens wird deutlich vereinfacht. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und mehr können einfach über das Intranet eingereicht werden.

• Sollten Sie über mehrere Standorte verfügen, lassen sich diese in einer App oder Community selbstverständlich vernetzen und somit der ortsunabhängige Austausch zwischen den Einrichtungen vereinfachen.

• Sie können Kund:innen und Angehörige in Ihr Intranet einbeziehen und schematisieren somit auch diese wichtige Kommunikationskette.

• u. v. m.
  

Darum ist ein Intranet für Mitarbeitende wichtig

In der Konsequenz wirken sich die mannigfaltigen Möglichkeiten eines Intranets sowohl auf die Mitarbeiterzufriedenheit als auch auf das Engagement und die Motivation Ihres Personals aus. Schließlich erfahren auch Ihre Mitarbeiter:innen durch vereinfachte Prozesse und effektivere Kommunikation eine Entlastung ihres Arbeitsalltags. Zudem zahlt die Nutzung eines Intranets nachhaltig auf Ihre Arbeitgebermarke ein, was für Ihre bestehenden Mitarbeitenden eine Erhöhung des Identifikationspotenzials mit Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber nach sich zieht. Neben diesen eher indirekten Effekten stehen auch proaktive Maßnahmen zur Verfügung, die Personal binden. So führen interaktive Aktionen wie regelmäßig durchgeführte Mitarbeiterumfragen, aus deren Ergebnissen anschließend Optimierungspotenziale abgeleitet und umgesetzt werden, aus Mitarbeitersicht zu mehr Wertschätzung und einem Recht auf Mitbestimmung.

Vorzüge eines Intranets im Recruiting

Nun mag sich Ihnen weiterführend die Frage nach den Auswirkungen und den Nutzungsmöglichkeiten einer Mitarbeiter-App oder Mitarbeiter-Community im Recruiting stellen. Hier ist einerseits wiederum auf den Ausbau Ihrer Arbeitgebermarke hinzuweisen. Der Einsatz eines zeitgemäßen Intranets positioniert Sie als modernen und attraktiven Arbeitgeber auf dem regionalen Arbeitsmarkt. So können Sie Ihre Intranetlösung auf Ihrer Karriereseite oder in Ihren Stellenanzeigen als Mitarbeiterbenefit anpreisen. Andererseits können Sie in App oder Community auch spezielle Angebote für neue Mitarbeiter:innen wie beispielsweise einen Onboarding-Channel mit Schulungsvideos oder Verzeichnissen zur Verfügung stellen.

Mitarbeiter-App: Einsatzmöglichkeiten und Tipps

Mitarbeiter-Apps sind eine sonderlich beliebte Lösung interner Unternehmenskommunikation. Kein Wunder, organisieren doch viele Menschen heutzutage unterschiedlichste Lebensbereiche in Apps. Unser App-Baukasten fokus>care® CONNECT beispielsweise bietet Ihnen über 100 verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Darunter befinden sich u. a. Module für einen Nachrichtenbereich, einen Blog sowie ein Formularsystem für Mitarbeiterumfragen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen. Die einzelnen Module sind individuell nach Ihren Bedarfen und Wünschen wählbar sowie jederzeit anpassbar.

Hinsichtlich des Recruitings sollten Sie innerhalb der App-Lösung die Möglichkeit nutzen, jede Bezugsgruppe einzeln ansprechen und als Administrator Nutzerrechte vergeben zu können. So können Sie neuen Mitarbeitenden Module zur Verfügung stellen, die speziell der Einarbeitung dienen bzw. die praktischen Einarbeitungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen ergänzen. Laden Sie z. B. Schulungsvideos speziell für neues Personal hoch oder stellen Sie grundlegende Informationen und Dokumente zum Arbeitsablauf in einem Verzeichnis bereit. Chatfunktionen vereinfachen zudem die Vernetzung neuer Mitarbeitender untereinander sowie mit bestehenden Kolleg:innen. Neues Personal kann sich in einem Gruppenchat vernetzen oder wichtige Ansprechpartner:innen bei Nachfragen über einen klassischen 1:1 Chat erreichen. Auch Führungskräfte sind über das Intranet für Rückfragen schnell und unkompliziert kontaktierbar.

Mitarbeiter-Community: Einsatzmöglichkeiten und Tipps

Eine Mitarbeiter-Community können Sie sich in etwa wie ein unternehmensinternes Facebook vorstellen. Nutzer:innen können sich in entsprechenden Angeboten wie fokus>care® COMMUNITY persönliche Profile erstellen und mit Informationen anreichern. Neben einem Newsfeed mit allen neuesten Informationen ist auch die Vernetzung in Gruppen sowie das Abonnieren einzelner Themen und Profile möglich, wie man es aus den gängigen Social Media Plattformen kennt. Ebenso lassen sich Mitarbeiterumfragen durchführen, um nur einige Funktionen zu nennen.

Möchten Sie eine Mitarbeiter-Community für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen nutzen, stehen Ihnen auch hierfür verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Neues Personal kann sich beispielsweise in einer Gruppe kurzschließen und sich dort zu sämtlichen auftauchenden Fragestellungen austauschen. Auch können sich neue Teammitglieder einander sowie bereits bestehenden Mitarbeitenden vorstellen, sodass die Mitarbeiter-Community auch zu einer zwischenmenschlichen Anlaufstelle wird. Neben diesem sozialen Austausch ist natürlich ebenso der Upload relevanter Dokumente o. ä. für die Einarbeitung möglich.

Fazit: Gute interne Kommunikation leistet viel

Die Einrichtung und rege Nutzung eines Intranets in Form einer Mitarbeiter-App oder einer Mitarbeiter-Community hebt Ihre Arbeitgeberattraktivität auf ein neues Level. Sie strahlen damit sowohl intern als auch extern Modernität aus, was Ihnen Vorteile in der Personalgewinnung und auch in der Personalbindung bringt. Gerade auch hinsichtlich des Recruitings bieten sich zahlreiche Nutzungsmöglichkeiten sozialer und fachlicher Natur an. Dabei sollten Sie die Verwendung des Intranets zur internen Vernetzung im Allgemeinen und für die Einarbeitung im Speziellen bestenfalls bereits im Rahmen des Bewerbungsprozesses transparent machen und als Benefit für Ihr Unternehmen als Arbeitgeber nutzen. So schöpfen Sie die Potenziale Ihrer ganz persönlichen App oder Community optimal aus und verschaffen sich als attraktiver Arbeitgeber einen Vorsprung in der Personalgewinnung. Gerade in der Pflege- und Sozialbranche ist dieser im Recruiting bzw. ganz allgemein im Personalmanagement ein wichtiger Faktor, der einer hohen Personalfluktuation entgegenwirkt.

FAQ 

Wie lange dauert die Einrichtung eines Intranets?

Wie schnell Ihr Intranet an den Start gehen kann, hängt grundsätzlich vom gewünschten Umfang der Module ab. Ein Start mit wenigen Modulen ist bereits nach ein paar Wochen möglich, wobei Sie Ihr Intranet auch dann jederzeit noch erweitern können.

Muss auch ein Intranet DSGVO-konform sein?

Auch in einem Intranet geben Nutzer:innen ihre Daten preis und diese müssen geschützt werden. Unsere beiden Intranet-Lösungen sind daher zu 100 % DSGVO-konform. Sie müssen keinerlei Datenschutzbedenken haben.

Was kostet ein Intranet?

Sowohl für fokus>care® CONNECT als auch für fokus>care® COMMUNITY erheben wir einen einmaligen Bereitstellungspreis und anschließend einen monatlichen Pauschalbetrag im niedrigen dreistelligen Bereich.