Eine Onboarding-App für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in der Pflege- und Sozialwirtschaft
Die Einarbeitung in der Pflege muss neue Wege gehen
Neuer Job, neues Glück - wenn es doch nur so einfach wäre. Die Realität gestaltet sich in vielen Fällen leider anders. Besonders in der Pflege ist die Fluktuationsrate anhaltend hoch, weil viele Fachkräfte auf der Suche nach echter Zufriedenheit oft den Arbeitgeber wechseln. Schließlich gibt es offene Stellen wie Sand am Meer. Meist treten die ersten Optimierungspotenziale schon ganz zu Beginn einer neuen Arbeitsstelle ans Tageslicht. Die Rede ist, ganz klar, von der Einarbeitung. Verlaufen die ersten Wochen oder Monate im neuen Unternehmen nicht wie erhofft, keimen schnell die ersten Probleme und Hürden auf. Dabei ist keineswegs garantiert, dass diese sich im Laufe der Zeit von selbst wieder legen werden. Vielmehr kann es sein, dass eine mangelhafte Einarbeitung langfristige Folgen nach sich zieht. Ein neues Konzept muss also her: Eine gut strukturierte Onboarding-App ist der erfolgversprechende Willkommensgruß der Zukunft!
Warum gute Einarbeitung so wichtig ist
Zunächst sollten wir uns bewusst machen, warum eine gelungene Einarbeitung eine so hohe Relevanz hat. Schließlich könnte man ja dagegenhalten, dass die fachlichen Voraussetzungen doch überall gleich sind und keiner großen Erklärung bedürfen. Nun, da mag zwar etwas dran sein. Doch stehen bei der Einarbeitung auch nicht die fachlichen Inhalte im Zentrum. Es geht um die einzelnen Prozesse und internen Vorgaben, die sich in jedem Pflegebetrieb ein wenig anders gestalten. Für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team, wie sie gerade in der Pflege so wichtig ist, müssen neue Mitarbeitende vom ersten Tag an an diese wichtigen Grundlagen herangeführt werden. Die positiven Effekte guter Einarbeitung liegen auf der Hand:
- Wertschätzung: Jemanden einzuarbeiten, heißt, sich Zeit zu nehmen. Neue Mitarbeitende spüren dadurch, dass sie wichtig für den Betrieb sind. Ihnen wird Raum gegeben und sie können diese Phase des Ankommens ganz bewusst nutzen, um ihren Platz im Team zu finden.
- Identifikation: Eine gute Einarbeitung bedeutet auch, sich in den Arbeitsplatz und das Unternehmen einfinden zu dürfen. Mitarbeitende können sich so mit dem neuen Arbeitgeber identifizieren, was ein wichtiger Grundstein für eine langfristige Bindung ist.
- Sicherheit: Um seine Arbeit gut zu machen, muss man sich sicher fühlen und sich in jeder Situation zu helfen wissen. Wie regelt etwa mein Arbeitgeber in der ambulanten Pflege den Fall, wenn ich Kund:innen nicht antreffe? Hier braucht es vom ersten Tag an Aufklärung.
Diese unmittelbaren Auswirkungen einer guten Einarbeitung lassen sich noch viel weiter spinnen, denn sie bringen zahlreiche wünschenswerte Folgeerscheinungen mit sich. So steigen auf der einen Seite die Mitarbeiterzufriedenheit, die Qualität und der Spaß an der Arbeit. Auf der anderen Seite sinken die Fluktuationsrate und die Arbeitsbelastung. Unter dem Strich sorgt ein ausgereiftes Onboarding für ein besseres Betriebsklima.
Der Status quo: So läuft die Einarbeitung meist ab
Dem entgegen steht aktuell leider (noch) die Realität, wie sie in vielen Pflegebetrieben anzutreffen ist. Ohne jemandem zu nahe treten zu wollen: Die Einarbeitung wird in vielen Unternehmen nicht ernst genug genommen. Zumeist kommen standardisierte und veraltete Einarbeitungsbögen zum Einsatz, die auch noch ohne viel Erklärung nur kurz mit dem neuen Mitarbeitenden abgearbeitet werden. Dabei werden wichtige Informationen ausgelassen und auch Feedbackgespräche sind im Laufe der Ankommensphase nicht vorgesehen. Kurzum fehlt es an Struktur und den nötigen zeitlichen Ressourcen; ganz zu schweigen von der im 21. Jahrhundert überholten Zettelwirtschaft, die das Onboarding zusätzlich wie aus der Zeit gefallen wirken lässt.
Onboarding-App: Die Einarbeitung der Zukunft
Die Gegenwart ist digital, die Zukunft ist das erst recht. Wieso sollte diese Entwicklung vor der Einarbeitung Halt machen? Moderne Innovationen wie eine Onboarding-App zahlen genau auf diese Frage ein. Sie machen die Ankunft neuer Mitarbeitender in einem Pflegebetrieb strukturiert, effizient, präzise, transparent und dabei für alle Beteiligten so einfach wie möglich. Selbstverständlich braucht es dafür aber ein ausgereiftes Konzept. Ein solches entwickeln wir als digitaler Branchenexperte aktuell in Kooperation mit einer angehenden Pflegedienstleitung, der die Idee für die Onboarding-App im Rahmen ihrer Abschlussarbeit kam. Gemeinsam sehen wir in der App ein wegweisendes Instrument für die Zukunft der Pflege. Schließlich wissen wir alle spätestens seit dem anhaltenden Personalnotstand um die Bedeutung guter und zufriedener Mitarbeiter:innen.
Und so funktioniert es: Alle für die Einarbeitung und die spätere Arbeit im Betrieb relevanten Informationen werden in der App verständlich aufbereitet und sind dank einer intuitiven Navigation gut zu erreichen. Dazu gehören etwa Ansprechpartner:innen, Sachbücher, Dokumente, Formulare und mehr. Jede einzelne Berufsgruppe wird in der App separat berücksichtigt. Schließlich sind für die Einarbeitung einer Pflegefachkraft andere Thematiken wichtig als für das Onboarding einer Pflegehilfskraft oder einer Hauswirtschaftskraft. Diese Inhalte sind in Kategorien gruppiert, die es im Laufe der Einarbeitungszeit abzuarbeiten gilt. Eine Skala zeigt kontinuierlich den Fortschritt und kurbelt dadurch die Motivation weiter an. Auch wird den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben, ihr persönliches Feedback abzugeben. Besonders wichtig im Hinblick auf Transparenz: Die Vorgesetzten begleiten den Einarbeitungsprozess in der App und können entsprechend auch konstruktiv auf Unzufriedenheiten oder Defizite reagieren.
Was bedeutet "gutes Onboarding" bei der Einarbeitung von Pflegepersonal?
Ein gutes Onboarding-Programm in der Pflege sollte Mitarbeiter auf ihre neue Rolle vorbereiten und ihnen helfen, sich schnell und erfolgreich in ihrem neuen Arbeitsumfeld zu integrieren. Hier sind einige wichtige Elemente, die in einem guten Onboarding-Programm in der Pflege enthalten sein sollten:
- Einführung in das Unternehmen und die Kultur: Ein gutes Onboarding-Programm sollte den neuen Mitarbeitern eine Einführung in das Unternehmen, seine Vision, Werte und Kultur geben. Dies kann durch Präsentationen, Führungen oder Gespräche mit Führungskräften erfolgen.
- Schulungen und Fortbildungen: Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter in der Pflege die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse erwerben, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Ein gutes Onboarding-Programm sollte daher Schulungen und Fortbildungen bereitstellen, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen der neuen Mitarbeiter abgestimmt sind.
3. Einführung in das Team: Neue Mitarbeiter sollten die Gelegenheit haben, ihre Kollegen und Vorgesetzten kennenzulernen und sich mit ihnen zu vernetzen. Ein gutes Onboarding-Programm könnte daher Möglichkeiten für soziale Aktivitäten oder Informationsaustausch bereitstellen.
4. Zugang zu Ressourcen und Unterstützung: Neue Mitarbeiter in der Pflege sollten Zugang zu Ressourcen und Unterstützung haben, die ihnen helfen, sich schnell einzuleben und ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Dazu gehören zum Beispiel Handbücher, Dokumentationen und Mentoren.
5. Regelmäßiges Feedback und Fortschrittskontrolle: Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter in der Pflege regelmäßiges Feedback und Unterstützung von ihren Vorgesetzten erhalten, um ihren Fortschritt und ihre Entwicklung zu verfolgen. Ein gutes Onboarding-Programm sollte daher regelmäßige Check-Ins und Fortschrittsbesprechungen bereitstellen.
Fazit: So geht Einarbeitung
Die Pflege kann und darf es sich nicht leisten, infolge mangelhafter Einarbeitung wertvolle Mitarbeitende zu verlieren oder riskante Wissenslücken zu riskieren. Schließlich geht es um die Gesundheit hilfsbedürftiger Menschen und hierbei darf es keine Kompromisse geben. Neue Mitarbeiter:innen müssen von Anfang an an die Hand genommen und in jeglicher Hinsicht gut in den Betrieb aufgenommen werden. Dazu aber muss das Onboarding in vielen Pflegeunternehmen neue Wege gehen. Die derzeit entstehende Onboarding-App eröffnet genau hierfür noch nie dagewesene Möglichkeiten. Die Fertigstellung der App ist übrigens für das Jahr 2023 geplant - ab dann wird sie bundesweit allen Pflegeeinrichtungen zur Verfügung stehen. Wir freuen uns schon jetzt, die Einarbeitung in der Pflege zu reformieren und hoffen, wir können auch Sie dafür begeistern!
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